Organizarea unui eveniment presupune o munca laborioasa, în care atentia trebuie concentrata pe detalii. Caci, de multe ori, ne preocupam de absolut tot ceea ce este necesar – inchirierea si amenajarea salii, stabilirea numarului de invitati si cazarea lor, dar omitem amanunte care pot face diferenta intre un eveniment reusit si un fiasco.
Iar din acest punct de vedere, daca o defectiune tehnica la un proiector sau o eroare intr-un slide pe ecran mai pot fi accepate, nu acelasi lucru se poate spune despre lipsa unei mape de prezentare coerente, a ecusoanelor pentru invitati sau a unor pixuri personalizate.
Din acest punct de vedere, tindem sa dam dreptate zicalei potrivit careia „diavolul se ascunde in detalii”. Dar, sa vedem insa care ar fi motivele pentru care este obligatoriu sa ai mape de prezentare la un eveniment de tip corporate.
Nu este mai putin adevarat ca, in era tehnologiei si a internetului, multi nu mai vad cu ochi buni risipa de hartie pentru realizarea unei mape de prezentare si a continutului acesteia. Din acest punct de vedere insa, o mapa de prezentare iti rezolva o serie de multe alte probleme. In primul rand, aceasta iti ofera posibilitatea de a oferi celor prezenti un obiect reprezentativ, de multe ori si singurul, al companiei tale.
Practic, daca stii cum sa o personalizezi, mapa poate fi cel mai bun ambasador al tau, cata vreme pe ea se vor regasi sigla, numele si celelalte elemente de simbolistica ale companiei tale.
De asemenea, in interior, cele cateva foi pe care le vei insera pot fi cu antet, pe care, de asemenea, se pot regasi numele, sigla si datele de contact ale firmei. Nu mai punem la socoteala ca o mapa de prezentare poate contine si o sumedenie de alte obiecte promotionale, cum ar fi carnetele de notite, pixuri personalizate sau carti vizita, inserate in decupaje speciale.
Si, fiindca la inceput am vorbit de adaptarea la noile tehnologii, nu este obligatoriu ca o mapa de prezentare sa contina multe coli printate cu materialele ce se vor dezbate in cadrul conferintei sau seminarului.
Pur si simplu, poate fi inserata o brosura publicitare ori cateva foi cu prezentarea succinta a proiectului, iar restul materialelor pot fi imprimate pe un DVD sau chiar pe un mini-stick. Si acestea se pot constituit tot intr-un suvenir util pentru invitati, mai ales ca vor avea acces total la materialele prezentate in cadrul evenimentului. Iata, asadar, doar cateva dintre motivele care fac din mapa de prezentare un accesoriu de nelipsit de la un eveniment public.